ИНФОРМАЦИЯ ЗА ВЪТРЕШНО ПОДАВАНЕ НА СИГНАЛИ ЗА НАРУШЕНИЯ

С тази информация имаме за цел да Ви предоставим ясна и лесно достъпна информация относно условията и реда за подаване на сигнали за нарушения чрез вътрешен канал на “ЛИЛИ ДРОГЕРИЕ“ ЕООД, ЕИК 201035329, със седалище и адрес на управление: гр. София, ул. Иван Денкоглу № 26, ет.2, наричано по-долу “ЛИЛИ“, съгласно Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения (ЗЗЛПСПОИН).

➢Сигнал за нарушение или установена опасност от извършване на нарушение по ЗЗЛПСПОИН можете да подавате писмено до г-жа Нина Владимирова - ДЛЗД или устно до г-жа Тамара Декова - Мениджър ЧР в ЛИЛИ.

Кой може да подаде сигнал за нарушение.

Физически лица, които са придобили информация за нарушения в работен контекст и имат едно от следните качества по отношение на ЛИЛИ:

1. служители или лица, които работят без трудово правоотношение и/или упражняват свободна професия и/или занаятчийска дейност;

2. доброволци, платени или неплатени стажанти;

3. акционери и лица, принадлежащи към административен, управителен или надзорен орган, включително членове на одитния комитет;

4. лица, работещи под надзора и ръководството на изпълнители, подизпълнители и доставчици на ЛИЛИ;

5. кандидати за работа, когато информацията за нарушение е получена по време на процеса на подбор или други преддоговорни отношения;

6. бивши работници или служители, когато информацията за нарушение е получена докато са работили за ЛИЛИ.

За какви нарушения можете да подавате сигнали на вътрешния канал.

Сигналите следва да разкриват информация за действия или бездействия, които са извършени или е много вероятно да бъдат извършени в дейността на ЛИЛИ, както и за опити за прикриване на нарушения, отнасящи се включително, но не само до:

➢ измами, пране на пари, избягване на данъчно облагане, подкуп и корупция, други престъпления от общ характер, опазване на околната среда, защитата на неприкосновеността на личния живот и личните данни, сигурността на мрежите и информационните системи, нарушения на трудовото законодателство, защитата на потребителите, безопасността на храните.

➢ Нарушенията, изброени по-горе са такива, които биха били относими към обичайната дейност на ЛИЛИ. Пълният списък на нарушенията, за които могат да се подават сигнали, е посочен в чл. 3 на ЗЗЛПСПОИН.

Как може да подадете сигнал за нарушение.

➢ Може да подадете писмен сигнал чрез попълване на формуляр по образец, по някой от следните начини:

1. В деловодството по седалището и адреса на управление на ЛИЛИ в гр. София, ул. Иван Денкоглу № 26, ет.2;

2. Чрез електронна поща, с адрес: [email protected]

! Писмените сигнали се подписват от лицата, които ги подават. При подаване по електронен път, формулярът се подписва е се представя в сканиран файл на оригиналния екземпляр. Образецът на формуляр е наличен на сайта на КЗЛД, а при поискване може да се предостави и от г-жа Нина Владимирова - ДЛЗД.

Писмените сигнали съдържат най-малко:

трите имена, адрес и телефон на подателя, както и електронен адрес, ако има такъв;
имената на лицето, срещу което се подава сигналът, и неговата месторабота, ако сигналът се подава срещу конкретни лица и те са известни;
конкретни данни за нарушение или за реална опасност такова да бъде извършено, място и период на извършване на нарушението, ако такова е извършено, описание на деянието или обстановката и други обстоятелства, доколкото такива са известни на сигнализиращото лице;
дата на подаване на сигнала;
подпис, електронен подпис или друга идентификация на подателя.

➢ Може да подадете устен сигнал на телефон 02/ 987 98 91 или чрез лична среща с мениджър Човешки ресурси в предварително уговорен на посочения телефон срок и в рамките на работното време на ЛИЛИ.

! В тези случаи отговорното лице ще попълни данните по сигнала във формуляра по образец и ще Ви даде възможност да проверите, коригирате и да се съгласите с текста от разговора в писмен вид, както и със съдържанието на формуляра като ги подпишете.

Към сигнала може да приложите всякакъв вид източници на информация, подкрепящи изложените от Вас твърдения, и/или позоваване на документи, в т. ч. посочване на данни за лица, които биха могли да потвърдят съобщените данни или да предоставят допълнителна информация.

! В случай, че сигналът не отговаря на някое от изискванията, отговорното лице ще Ви изпрати съобщение за отстраняване на допуснатите нередовности в 7-дневен срок от получаване на сигнала. Ако нередовностите не бъдат отстранени в този срок, сигналът заедно с приложенията към него ще Ви бъдат върнати.

➢ Ако имате основателно предположение, че съществува риск от ответни, дискриминиращи действия, както и че няма да бъдат предприети ефективни мерки за проверка на сигнала, можете да го подадете чрез канал за външно подаване - до Комисия за защита на личните данни.

➢ Не се образува проверка по анонимни сигнали, както и сигнали, които се отнасят до нарушения, извършени преди повече от две години.

➢ Не се разглеждат сигнали, които не попадат в обхвата на ЗЗЛПСПОИН и съдържанието на които не дава основания да се приемат за правдоподобни.

➢ Сигнали, които съдържат очевидно неверни или заблуждаващи твърдения за факти, се връщат с указание към подателя за поправка на твърденията и за отговорността, която той носи за набеждаване. Сигнализиращото лице носи отговорност и при съзнателно подаване на сигнал с невярна информация.

! ЗЗЛПСПОИН предвижда глоби в размер от 3000 лв. до 7000 лв. за недобросъвестни податели на сигнали, съдържащи невярна информация

Какво се случва след подаването на сигнал.

➢ След като подадете сигнал, ние ще направим проверка дали същият е достоверен и ако е, ще предприемем необходимите последващи действия, за да разкрием обективната истина и съберем всички необходими доказателства, вкл. от засегнатите страни и от лицето, срещу което е подаден сигналът при спазване на конфиденциалност, както и поверителност на личните Ви данни. При нужда, можем да се свържем с вас за допълнителна информация и документация.

➢ След като изготвим доклад и преди изтичане на 3 месеца от подаването на сигнала, ще се свържем с Вас, за да Ви дадем обратна връзка по подадения от Вас сигнал.

➢ Когато нарушението е маловажно и не налага предприемането на допълнителни последващи действия или при повтарящ се сигнал, който не съдържа нова информация от съществено значение за нарушението, преписката по Вашият сигнал може да бъде прекратена.

➢ ЛИЛИ разглежда всички подадени сигнали за нарушения при спазване на принципите за поверителност, безпристрастност, справедливост, независимост и липса на конфликт на интереси.

➢ ЛИЛИ осигурява защита на сигнализиращите лица от ответни действия, имащи характера на репресия и поставящи ги в неблагоприятно положение, и не допуска извършването на такива действия в рамките на своята организация.

Как обработваме личните Ви данни във връзка с подадени сигнали за нарушения по ЗЗЛПСПОИН.

Администратор на личните Ви данни е ЛИЛИ с адрес гр. София, ул. Иван Денкоглу № 26, ет.2

Целта на обработване на личните Ви данни е осигуряването на защита като подаващи сигнали за нарушения на българското законодателство или на актовете на Европейския съюз, както и за изпълнение от наша страна на съответните законови задължения.

Правното основание за обработване на личните Ви данни е изпълнението на законовите задължения на ЛИЛИ по ЗЗЛПСПОИН.

Достъп до личните Ви данни, съдържащи се в сигналите за нарушения, имат лицата, отговарящи за приемането, регистрирането и разглеждането на сигналите, определени за ЛИЛИ Разкриването на Вашата самоличност и на информацията, свързана с подадените сигнали за нарушения, се допуска само при:

при Ваше изрично писмено съгласие пред отговорните лица за приемане или разглеждане на сигнала; или
когато това е необходимо и пропорционално задължение, наложено от българското законодателство или от правото на Европейския съюз в контекста на разследвания от национални органи или на съдебни производства, включително с оглед на гарантиране правото на защита на засегнатото лице.

! В тези случаи сигнализиращото лице се уведомява за необходимостта от разкриването с писмено уведомление, което се мотивира. Сигнализиращото лице не се уведомява, когато с това се застрашава разследването или съдебното производство.

Личните Ви данни не се предават в трета държава. Ако възникне правно задължение за предаване на данните, ЛИЛИ ще Ви информира спреди предаването и ще представи приложимите за конкретния случай мерки, които гарантират адекватността на защитата на личните данни.

Личните Ви данни се съхраняват в срок, който се определя при отчитане на следните критерии: 1. времето за извършване на проверката по сигнала, 2. времето, необходимо за по-нататъшни разследвания и 3. времето за съхранение на сигнала.

При обработване на личните Ви данни разполагате с правата по Регламент (ЕС) 2016/679, които може да упражните пред г-жа Нина Владимирова - ДЛЗД, тел. 0899 876 782, имейл: [email protected]

СВАЛИ ДОКУМЕНТ